suporte ao desempenho

O e-Learning aplicado ao treinamento de sistemas

 

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O uso do e-Learning para capacitar pessoas na utilização de softwares e aplicativos não é uma prática recente. De fato isso já vem sendo feito há mais de uma década e se mostrando como uma excelente opção quando comparado ao treinamento tradicional em sala de aula.

Mesmo assim ainda é impressionante a quantidade de organizações que não aderiram à sua prática e continuam focando sua oferta de treinamentos de sistemas no modelo presencial. São inúmeros os benefícios para a adoção do e-Learning para o atendimento desse tipo de demanda, sendo que podemos citar 3 deles:

  • Maior rapidez e capacidade para treinar uma grande quantidade de pessoas (deixam de existir as limitações e/ou barreiras logísticas do presencial);
  • Continuidade da aprendizagem e suporte ao desempenho (o conteúdo on-line pode ser acessado futuramente pelo público treinado, quantas vezes forem necessárias);
  • Rápida atualização do conhecimento (basta atualizar o conteúdo e replicá-lo novamente em larga escala).

A tendência é que os treinamentos on-line sobre sistemas se consolidem cada vez mais na medida em que as organizações buscam agilidade, redução de custos e maior produtividade de suas equipes.

O grande desafio relacionado ao treinamento de software é sem dúvida a frequência de atualizações. Imagine hipoteticamente (ou não) que você atua com o desenvolvimento de cursos on-line que ensinam a utilização de um determinado software. Você levou meses para desenhar e construir cada um dos módulos do programa de capacitação. No dia em que você concluiu o seu projeto você recebe a notícia que uma nova versão do sistema será lançada no final do mês com dezenas de melhorias para os clientes.

Ninguém deve se desesperar nesta situação, pois na prática essa é a mais pura realidade. O software que não evolui simplesmente deixa de ser utilizado e desaparece em poucos anos. Essa é uma regra do jogo que não pode ser mudada ou esquecida. Então, o importante passa a ser adotar uma estratégia que permita obter o máximo dos benefícios do e-Learning levando em conta os prazos de atualizações dos sistemas, sobretudo se os mesmos estão na nuvem.

A opção de uso dos softwares na nuvem (cloud) faz com que os clientes utilizem a sua mais recente versão em um prazo de tempo muito menor, diferente de casos em que o software está instalado na infraestrutura do cliente (modalidade chamada de on premise), situação em que um cliente pode levar meses ou até anos para atualizar a sua versão.

Portanto, existem empresas de software que se vem obrigadas a manter diferentes versões dos treinamentos para atender clientes que utilizam diferentes versões do mesmo software. Isso é mais comum do que você imagina.

Como então pensar em uma solução ou modelo de trabalho capaz de otimizar os investimentos e equilibrá-los com os benefícios proporcionados pelo e-Learning? Apresentamos abaixo algumas dicas que podem contribuir para a elaboração de uma resposta para esta pergunta:

  • Tenha um mapeamento muito claro do que precisa ser desenvolvido. Podemos traduzir esta afirmação para “tenha certeza do tamanho do desafio”. Dados como quantidade de módulos, volume de rotinas a serem abordadas e carga horária de treinamento a ser convertida para o e-Learning são fundamentais para um mapeamento consistente.
  • Conheça a frequência de atualizações. Qual o período de atualizações dos sistemas? Qual o impacto dessas atualizações? Quanto menor o período mais desafiador o projeto. O impacto diz respeito ao volume de conteúdos já produzidos que você deverá substituir quando uma atualização do software acontecer.
  • Separe o conceito da parte prática. Normalmente os conceitos mudam pouco. Uma boa estratégia é separar a parte conceitual (que pode englobar os processos) da parte prática (demonstração das telas). Tratando-os como objetos separados, é possível reduzir o impacto de trabalho gerado pelas atualizações.
  • Modularize o máximo que conseguir. Essa é uma tendência não só para treinamentos de sistemas. Tente transformar os seus cursos em módulos breves. Quanto mais segmentado for o seu conteúdo, mais eficaz ele será junto aos alunos. Além disso, ele permitirá uma atualização mais rápida e viabilizará a utilização dos módulos como conteúdo de apoio e suporte ao desempenho (para simples consultas futuras pelos usuários do sistema).
  • A locução é um capítulo à parte. Se o formato adotado para produzir os cursos on-line não prevê a voz de um especialista (instrutor, gerente de produto, etc.) então é provável que a locução seja uma alternativa considerada. O cuidado nesse caso é exatamente o custo associado à geração e inserção da locução que pode tornar um projeto como esse inviável, principalmente quando forem necessárias atualizações.
  • Promova uma experiência positiva e interativa. A percepção do aluno deve ser positiva, ou seja, o acesso ao curso e o entendimento dos temas devem ser fáceis. Também é importante que o aluno perceba o valor e a importância do assunto para ele, conectando os conceitos à sua prática diária. Tente desenhar e produzir cursos em que o aluno participe ativamente em determinados momentos, de modo que possa exercitar os conceitos e perceber que está aprendendo. Isso motiva e eleva o nível de aprendizagem.
  • Avalie a aprendizagem pelos alunos. Pode parecer estranho, mas nem sempre os cursos de sistemas se preocupam em medir se as pessoas aprenderam ou não. Uma avaliação eficaz deve estar diretamente associada aos objetivos do módulo de aprendizagem. Portanto, sem conhecer os objetivos de aprendizagem nunca se saberá se uma avaliação proposta é aderente ou não.
  • Escolha uma ferramenta de autoria adequada. Projetos com enormes volumes de produção demandam ferramentas que garantam produtividade. Existem diversas ferramentas de autoria disponíveis, sendo fundamental conhecer suas características para adotar uma que seja adequada em termos de formato final desejado para o curso, nível de conhecimento técnico dos profissionais que atuarão no projeto e custos associados.

A Clarity Solutions possui know-how na implementação de projetos com as características acima, aportando sua experiência, metodologia e ferramentas para apoiar os seus clientes na estratégia, no desenho e na produção de cursos sobre sistemas.

Equipe Clarity Solutions

Conheça as soluções da Clarity Solutions para a implementação de treinamentos de sistemas por meio do e-Learning.

Acesse: www.claritysolutions.com.br

 

Preenchendo a Lacuna entre o Treinamento e o Desempenho

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Atualmente grande parte da força de trabalho já possui à sua disposição ferramentas implementadas para ajudá-la em tarefas diárias, seja um simples GPS para tornar um deslocamento mais rápido, ou algum tipo de software ou aplicativo que simplifique ou torne mais ágil alguma atividade profissional.

Entretanto, em uma economia em que as pessoas são cada vez mais exigidas em termos de conhecimentos e precisam utilizar mais tecnologias, percebe-se que o suporte da organização nem sempre acompanha o ritmo das demandas. Isso tem criado uma enorme lacuna entre as expectativas dos empregados e as suas habilidades para satisfazê-las.

Neste contexto que o suporte ao desempenho entra em cena com a missão de oferecer ferramentas e recursos que potencializem os resultados de um treinamento prévio ou até mesmo tornem uma eventual capacitação desnecessária, visando garantir que o profissional consiga, quando e onde precisar, realizar uma atividade elevando assim o seu nível de desempenho.

Apesar de ser um conceito aplicado há mais de 20 anos, muitas organizações começaram a olhar para o suporte ao desempenho com mais atenção somente recentemente, e ainda assim com um ritmo de adoção relativamente lento. Este maior interesse certamente é motivado pelos avanços e disponibilidade tecnológica e pela demanda espontânea da força de trabalho mais jovem.

O risco para as organizações é que os seus colaboradores busquem soluções por conta própria, sendo que estas podem não estar alinhadas a determinados requerimentos previamente estabelecidos pela organização.

Em um cenário tradicional as pessoas participam de um treinamento, retornam ao trabalho e a expectativa é que apliquem o que aprenderam nas suas atividades diárias. Entretanto, o cérebro humano naturalmente perde com o passar do tempo as informações obtidas em alguns poucos dias de treinamento.

Torna-se necessário então pensar em um modelo de aprendizado contínuo e constante que não se restrinja somente ao treinamento propriamente dito. Isso pode ser solucionado através de uma estratégia de suporte ao desempenho que não só reforce o que já foi estudado, mas também ofereça elementos complementares que permitam ao indivíduo ir além em termos de conhecimentos e desempenho.

Seguem alguns passos que podem orientar esta estratégia:

Passo 1 – Obtenha apoio de todos os níveis de gestão

Tradicionalmente, os profissionais de treinamento possuem o desafio de obter o apoio dos níveis gerenciais, sobretudo quando se trata de alguma iniciativa que não está diretamente ligada à sua missão: treinar. Por isso, antes de qualquer tentativa de mudança é fundamental buscar um alinhamento prévio dentro da organização.

Segundo Marc Rosenberg: “O suporte ao desempenho consiste em influenciar a maneira como o trabalho é realizado. Isso significa que os profissionais de treinamento precisam de apoio e suporte da gestão, porém, de todos os níveis – especialmente na linha de frente – para garantir que as mudanças ocorram”.

Passo 2 – Mudança na mentalidade da organização

Ao invés de apostar nas soluções padronizadas que supostamente podem suprir as necessidades de vários públicos distintos, os profissionais de treinamento precisam adotar uma visão mais holística sobre o aprendizado, o que inclui diferentes abordagens tais como e-Learning, treinamento on-the-job, repositórios de informações, dentre outros recursos que permitam atender as necessidades de forma mais individual.

Trata-se na realidade de um ecossistema, com uma variedade de abordagens e recursos, sendo necessário estabelecer uma estratégia adequada sobre o que e como implementar. Identificar os benefícios desta iniciativa é uma etapa importante também. Além de ajudar os profissionais a realizarem melhor o seu trabalho, o suporte ao desempenho garante operações mais consistentes com a redução de erros e elevação do nível de atendimento aos clientes.

Segundo Rosenberg, também se verifica resultados positivos em termos de engajamento e retenção de colaboradores: “quando um profissional acredita que possui à sua disposição ferramentas adequadas, eficientes e inteligentes que realmente contribuem para o seu trabalho, isso pesa a favor da sua permanência na empresa”.

Passo 3 – Equilibre as ferramentas de suporte ao desempenho com os requerimentos fundamentais de conhecimento

Existe sempre um nível mínimo de conhecimentos que os empregados devem possuir para realizarem bem o seu trabalho. Ao mesmo tempo em que uma organização não obterá benefícios de uma força de trabalho incapaz de pensar de forma independente, também não haverá êxito se os empregados não conseguirem desempenhar o máximo que puderem.

Então é necessário equilibrar as habilidades e os conhecimentos requeridos para uma função por meio de ferramentas de suporte que ajudem as pessoas. Muitas vezes o conhecimento pode ser obtido mesmo que não se realize um treinamento o que pode ser mais rápido e econômico.

 

O preenchimento desta lacuna entre treinamento e desempenho não ocorrerá da noite para o dia, mas também não se trata de um desafio tão grande quanto muitos pensam. Os sistemas para suporte ao desempenho, sejam softwares ou aplicativos, já existem e podem ser experimentados.

Exemplos típicos e bem-sucedidos são representados por bases de conhecimentos com mecanismos para uma busca facilitada, recursos colaborativos que promovam e facilitem o trabalho em equipe, e até mesmo mecanismos inteligentes que recomendam recursos com potencial interesse do indivíduo tendo como base suas demandas anteriores.

O próximo passo é integrar tais recursos dentro de um repertório abrangente de opções para o aprendizado visando sempre que as pessoas consigam desempenhar melhor diante dos constantes desafios profissionais que se apresentam.

Fonte: Bridging the Gap Between Training and Job Performance – Learning Solutions Magazine

Equipe Clarity Solutions

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Infográfico: Conheça o Aluno Moderno

É cada vez mais importante conhecer o perfil do público a ser atendido quando pensamos em ações para treinamento e desenvolvimento de pessoas. No infográfico abaixo estão apresentados dados sucintos de um estudo realizado pela Bersin by Deloitte ao longo de 2014:

Conheça o Aluno Moderno

Fonte: Bersin by Deloitte.

Equipe Clarity Solutions

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10 Dicas para Implantar o Suporte ao Desempenho

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Se o tema suporte ao desempenho é novo para você, saiba que esta é uma estratégia já adotada por inúmeras organizações em todo o mundo há algumas décadas. Esse artigo resume 10 dicas simples para ajudar desde o início da utilização do suporte ao desempenho, visando facilitar o trabalho e elevar os resultados de pessoas dentro de uma organização.

  1. Compreenda o problema ou desafio. O suporte ao desempenho precisa existir se houver uma necessidade muito clara. A primeira pergunta é: o que precisamos melhorar? Qual o impacto dessa melhoria no negócio em que atuamos? Conduza uma análise sobre a necessidade e identifique um ou dois indicadores principais que serão impactados diretamente com a iniciativa de suporte ao desempenho. Isso trará importância e credibilidade para a iniciativa.
  1. Escolha o Patrocinador Certo. Sempre que começamos um projeto completamente novo é fundamental que tenhamos o apoio de um patrocinador, alguém que realmente acredite e apoie a causa dentro da organização. Por isso é crucial “vender” as razões que sustentam o novo projeto para um patrocinador que realmente esteja disposto a “embarcar” nesta jornada junto com você. Sem um patrocinador forte tudo será mais difícil.
  1. Use um patrocinador para recrutar outros. A partir do momento em que você obtiver as primeiras experiências de sucesso com o suporte ao desempenho, as chances de ampliar os horizontes dentro da organização aumentarão. Permita que o seu patrocinador promova internamente os resultados e convença outras pessoas sobre o potencial de resultados da iniciativa.
  1. Pense grande, mas comece pequeno. O suporte ao desempenho tem um imenso potencial, mas tente começar com algo que possa ser facilmente gerenciado e experimentado. Lembre-se que os primeiros projetos podem não apresentar os resultados esperados, o que faz parte da experimentação de um novo modelo. Por isso, aguarde um pouco para ampliar a visibilidade da iniciativa para outras áreas ou departamentos. O ideal é começar com projetos específicos e que possam trazer resultados rapidamente, antes do seu patrocinador pensar que a iniciativa está demorando para oferecer frutos. 
  1. Esteja preparado para ampliar o projeto. O suporte ao desempenho, pode ser altamente escalável, pois muitas vezes os esforços para atender 10 pessoas é praticamente o mesmo necessário para atender 10 mil. Esse é um argumento importante para fazer o projeto crescer, mas para isso é fundamental pensar como operacionalizar essa escala. Se necessário faça comparações e se baseie em dados que possua sobre o treinamento e até mesmo o e-Learning já aplicados na organização, para criar argumentações. 
  1. Comece com os recursos que já possuir. É muito raro começar um projeto de suporte ao desempenho com um orçamento designado só para isso. A prática mostra que o mais comum é utilizar uma parte de um orçamento de treinamento ou de projetos de documentação para começar. Por isso, será necessário manter a simplicidade de início, até que os primeiros resultados construam uma reputação positiva para a iniciativa e se torne possível demandar um orçamento só para isso no futuro. 
  1. Faça acontecer. Os primeiros projetos poderão servir mais para aprendizado do que para obter resultados significativos. Mesmo assim é preciso fazer com que aconteçam, do início ao fim. Tente coletar o máximo de evidências sobre os benefícios da iniciativa. Mantenha a visão do todo mas atue para obter pequenas vitórias de início. Com evidências sobre resultados, depoimentos de pessoas e lições aprendidas você terá em mãos uma importante base para construir um business case que deverá ser usado para “vender” internamente outros projetos. Quando alguém perguntar: como fazer? Você terá muito mais para mostrar do que tinha antes. 
  1. Construa e acredite nas parcerias. Quando tentamos conduzir pessoas para algo novo e que ainda não foi experimentado por elas, a credibilidade é um fator essencial. Por isso, quanto mais pessoas estiverem ao seu lado nesta jornada melhor. Envolva a TI da organização e outros departamentos que farão parte de cada projeto. Busque ajuda externa se tiver esta oportunidade, uma vez que pode ser muito interessante contar com uma consultoria que contribua com a redução da curva de aprendizado, antecipando resultados. 
  1. Venda os benefícios, não as funcionalidades. Pouco importa se a sua solução para suporte ao desempenho é extremamente interessante, avançada e abrangente sob a perspectiva tecnológica. Provavelmente as pessoas vão se interessar muito mais no que ela pode oferecer em termos de benefícios. Evite basear o seu discurso ou estratégia na tecnologia, pois ela é somente um meio. Lembre-se sempre desta pergunta: porque alguém irá investir em suporte ao desempenho? Certamente não será para dizer que possui a melhor solução tecnológica do mercado. Foque nos benefícios. Eis uma lista deles: 
  • Aumentar a produtividade.
  • Reduzir custos.
  • Atingir maior alcance territorial.
  • Garantir mobilidade.
  • Reduzir perdas.
  • Aumentar a satisfação dos colaboradores.
  • Aumentar a eficiência.
  • Ampliar o acesso aos especialistas.
  • Reduzir o tempo de ausência das pessoas para treinamentos.

 10. Construa um sólido Business Case. Por falar em benefícios, um dos principais é o retorno do investimento (ROI – Return On Investment). Isso requer um sólido business case que aponte dados muito claros sobre custos e benefícios obtidos. Na medida em que você vivenciar na prática o suporte ao desempenho, terá subsídios para aprimorar o seu business case. Pode ser interessante também, buscar um benchmarking com outras organizações que possam compartilhar dados e lições aprendidas. Isso ampliará a sua visão sobre fatos e dimensões em que talvez não tenha pensado antes.

Equipe Clarity Solutions

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Fonte: “Selling Performance Support: Building Stakeholder Buy-in” – Marc Rosenberg