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Integração de novos colaboradores – 7 formatos de Microlearning recomendados

 

Toda organização moderna tem a preocupação de preparar seus novos contratados para que comecem a trabalhar e produzir no menor prazo possível. Alguns tópicos acabam exigindo treinamentos mais extensos, como por exemplo, a aquisição de habilidades mais complexas e o entendimento adequado sobre questões de compliance.

microlearningPor outro lado, existem tópicos que podem ser aprendidos por meio de uma abordagem chamada microlearning, baseada em objetos de aprendizagem mais objetivos e breves. Isso permite que a aprendizagem e o trabalho se misturem melhor, sem que o colaborador permaneça em sala de aula (longe da prática do trabalho) por longos períodos.

Detalhamos abaixo 7 atividades em microlearning que se encaixam muito bem em estratégias para programas de integração de novos colaboradores:

  1. Simulações orientativas

Sabemos que o primeiro dia de uma pessoa em um novo emprego pode ser uma experiência tensa e nervosa. Existe uma curva de aprendizagem natural dentro de um ambiente de trabalho pouco familiar. Felizmente, é possível oferecer uma preparação prévia antes mesmo de o novo colaborador começar na nova posição.

As simulações orientativas podem abordar os principais aspectos do trabalho, das atividades diárias essenciais até questões ligadas ao próprio ambiente de trabalho. Isso garante ao novo colaborador a oportunidade de explorar e conhecer virtualmente o novo local de trabalho, obter informações preliminares sobre sistemas e/ou equipamentos que serão utilizados e compreender antecipadamente políticas internas.

Para obter melhores resultados é importante promover uma experiência de aprendizagem positiva. Por se tratar de uma simulação é recomendado utilizar imagens realísticas, áudio e cenários que aproximem o colaborador da realidade que será encontrada na prática.

A segmentação do conteúdo deve ser baseada em cada atividade, de modo que a abordagem seja micro: cada objeto deve ser breve e tratar de forma objetiva uma tarefa específica É comum encontrar estratégias práticas de microlearning que definem um limite máximo de cinco minutos por objeto.

  1. Simulações contextualizadas para desenvolver habilidades

Algumas habilidades são essenciais e críticas para a execução de uma função. Frequentemente a experiência prática é a melhor maneira de desenvolvê-las, mas uma experiência negativa pode custar clientes e receitas a uma organização. Por exemplo, habilidades de comunicação são fundamentais para uma área de atendimento a clientes.

Técnicas de expressão facial e corporal, a tomada de decisões diante do cliente, são aspectos que determinam uma experiência de atendimento. A adoção de simulações realísticas que oferecem a oportunidade do novo colaborador experimentar situações típicas, tomar decisões e compreender os seus desdobramentos é uma excelente estratégia para desenvolver ou aprimorar uma habilidade.

Por se tratar de uma estratégia de microlearning, tais simulações devem ser diretas e breves, mantendo o foco nos conceitos essenciais. Deve-se evitar o exagero e a inserção de conceitos pouco relevantes que acabam por “inchar” a atividade, tornando-a mais longa e cansativa para quem aprende.

  1. Auto avaliação para medir proficiências

A auto avaliação é uma poderosa ferramenta para quem aprende. Ela não só oferece uma análise do nível de conhecimento ou preparo a respeito de um assunto, como também reforça um processo prévio de aprendizagem. Quando respondemos um teste estamos exercitando o nosso cérebro na busca de conclusões baseadas nos conhecimentos que já adquirimos.

Um colaborador poderá identificar em quais áreas de conhecimento ele precisa reforçar a sua aprendizagem e buscar conhecimentos complementares para eliminar um gap. O fator chave, em se pensando no microlearning, é desenhar avaliações focadas em cada objetivo ou tópico. Tais avaliações também devem ser curtas e nem sempre terão relevância para o cálculo de uma nota, servindo muito mais para guiar os estudos do colaborador.

  1. Serious games para compliance

A compliance é um tema tratado cada vez mais com maior importância (sobretudo no Brasil). Tradicionalmente são cursos tediosos e longos que não tiram suspiros de seus alunos. Entretanto, existem muitos casos de sucesso (inclusive no Brasil) de estratégias para abordar o tema Compliance de forma lúdica e atrativa.

É possível aplicar técnicas de gamificação ao conteúdo (tornando-o mais atrativo e prático) e segmenta-lo para manter a iniciativa dentro de uma estratégia de microlearning. A contextualização e o uso de situações práticas são fundamentais para provocar maior identificação entre o aluno e o conteúdo.

A abordagem de jogo (serious game) oferece uma percepção de evolução ao aluno, ao mesmo tempo em que insere a diversão como um elemento que engaja ao mesmo tempo em que se aprende.

  1. Podcasts sobre as políticas da organização

O podcast consiste em um conteúdo em formato de áudio, resultado da gravação de uma narração a partir de um conteúdo base em texto. Ao invés de levar um grupo de pessoas para uma sala de treinamento e mantê-las por uma hora inteira, ouvindo sobre as políticas da organização, sua história, etc., é possível adotar uma estratégia baseada em podcasts.

Na prática, as pessoas absorverão melhor tais conceitos se puderem ouvir tais informações em momentos mais propícios, cada uma ao seu tempo. Cada podcast deve ser curto e abordar um tópico específico, funcionando como uma pílula de conhecimento. É importante encadear os podcasts durante essa segmentação de tópicos, permitindo que o colaborador visualize as suas relações.

Os podcasts são uma opção bastante interessante em termos de custos e prazos de produção, devido à sua simplicidade.

  1. Tutoriais on-line para atividades on-the-job

Pense na seguinte situação: você fez um treinamento on-line há alguns meses sobre como resolver um problema de TI. Nesse momento você está atendendo um caso que envolve justamente esse problema, mas não se lembra de como solucioná-lo. Se você tiver à sua disposição um tutorial on-line que trate especificamente desse procedimento você poderá consulta-lo rapidamente, sem a necessidade de refazer o curso on-line todo.

A adoção do microlearning em formato de tutoriais on-line pode ser uma excelente ferramenta para resolver questões do cotidiano, de qualquer equipe, não deixando de ser uma estratégia para aprendizagem dentro de um contexto prático e com impacto direto no negócio.

Os formatos podem ser variados, dependendo do tipo de conteúdo e público-alvo a quem se destina: apresentações virtuais, vídeos animados, documentos simples, etc. O mais importante é garantir que o acesso ao tutorial seja simples e rápido – se um colaborador tiver dificuldades para buscar, localizar e acessar um tutorial ele simplesmente desistirá e procurará outra solução.

  1. Treinamento em vídeo sobre produtos

Aprender sobre uma vasta gama de produtos de uma vez pode ser bastante desafiador para um novo colaborador. Conhecer aplicações, especificações, restrições e benefícios de cada um deles é uma tarefa complexa com impacto direto no trabalho a ser realizado.

O microlearning garante uma abordagem mais objetiva e direta para a estruturação de demonstrações on-line que permitem uma ágil absorção das informações mais importantes. Se necessário, o colaborador poderá revisitar cada vídeo quantas vezes e no momento que precisar.

A segmentação dos tópicos em objetos de aprendizagem também torna mais simples o processo de atualização dos vídeos quando houver o lançamento de novas versões dos produtos (atualizações pontuais).

Dentro do dinamismo competitivo das organizações não há espaço ou tempo para se perder. É difícil considerar que um novo colaborador demorará meses para começar um trabalho e apresentar resultados.

Oferecer um conteúdo de aprendizagem relevante, eficaz e atrativo, que esteja disponível para consulta na hora certa e a partir de qualquer dispositivo pode promover diferenciais com impacto direto em qualquer tipo de operação, além de encurtar a curva de aprendizagem para novos colaboradores.

Referência: Top Seven Microlearning Activities for Onboarding Online Training” – Learning Solutions Magazine

Equipe Clarity Solutions

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Tendência #9: Gamification

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Estamos quase chegando ao final desta série especial. Hoje vamos tratar do penúltimo artigo e abordaremos a 9ª tendência para o mercado de treinamento até 2020: Gamification.

Para muitas pessoas esse termo é pouco desconhecido por isso é importante inicialmente definirmos o que é Gamification: trata-se de uma estratégia que busca a interação entre pessoas e conteúdos de forma lúdica, por meio de ações pré-estabelecidas e objetivos claros tendo como base o oferecimento de incentivos ou recompensas que provoquem um maior engajamento do público atendido.

Muitas ações de Gamification já podem ser encontradas no marketing digital porém nós trataremos aqui da sua aplicação no contexto do treinamento. A abordagem de aplicação do Gamification é algo que certamente crescerá muito nos próximos anos dentro de iniciativas voltadas para o aprendizado e o desenvolvimento de pessoas.

Pesquisas realizadas por alguns institutos internacionais apontam estatísticas bastante relevantes a respeito desse crescimento. Pelo menos 1 bilhão de pessoas já participaram de alguma atividade de aprendizado baseada em Gamification, tais como serious games ou simulações lúdicas. Estima-se que somente em 2015 esse mercado movimentará no mundo mais de 6 bilhões de euros.

Apesar de ser uma opção mais cara em virtude da sofisticação e dos esforços de desenvolvimento os serious games e as simulações de aprendizado apresentam um retorno de investimento (ROI) maior do que outras ações mais tradicionais de treinamento. Isso pode ser explicado por duas vantagens distintas: a primeira é o maior engajamento, ou seja, mais pessoas participam e as que participam demonstram maior interesse e atenção em realizar as atividades propostas. Isso significa ter grande audiência junto ao público-alvo e uma evasão menor.

A segunda vantagem está relacionada à eficácia, pois ao permitir a experimentação ou a simulação dentro de um conceito lúdico as pessoas no geral aprendem mais até porque se envolvem mais espontaneamente.

A mecânica do Gamification envolve a definição de tarefas que estejam de acordo com um ou mais objetivos de aprendizado, a criação de regras e a aplicação de mecanismos de monitoramento que permitam registrar a evolução do participante. As recompensas pelas interações dos usuários podem variar desde incentivos virtuais, como medalhas (ou “badges”) ou até mesmo prêmios físicos dependendo do contexto. Uma prática muito comum é a simples liberação de novas tarefas e novos conteúdos seguindo algo muito parecido com o que encontramos em videogames.

Seguem 5 mecânicas muito comuns para promover esse contexto lúdico dentro de uma ação de treinamento baseada em Gamification:

  • Acúmulo de pontos: simples registro e medição dos pontos adquiridos por um participante de acordo com o seu desempenho nas tarefas propostas. O desempenho em uma tarefa determina um total de pontos adquiridos.
  • Medalhas: segue a mesma lógica da pontuação, porém o participante obtém medalhas (ou “badges”) ao invés dos pontos, de acordo com a sua evolução e conclusão de tarefas.
  • Evolução e Níveis: consiste em liberar novas fases ou tarefas de acordo com a conclusão nas tarefas anteriores. Conceito muito comum nos videogames. Pode ser atrelada também às demais mecânicas tais como recompensa de pontos ou medalhas por fase concluída.
  • Ranking dos Melhores: tendo como base o acúmulo de pontos ou de medalhas torna-se possível adotar uma competição com a apresentação de um ranking dos participantes com melhor desempenho até o momento.
  • Desafios e Bônus: além da evolução através de fases e novos níveis de tarefas (já mencionado acima) é possível pensar em desafios específicos que podem ser disponibilizados esporadicamente ou somente para participantes com um desempenho excelente em uma tarefa e que pode significar um bônus de pontuação ou medalhas.

Quando pensamos no contexto do e-Learning obviamente nos questionaremos sobre como operacionalizar a integração de todos esses recursos. A boa notícia é que já é possível encontrar plataformas de aprendizado (LMS) que oferecem nativamente funcionalidades que viabilizam esse tipo de estratégia de Gamification de forma simples e descomplicada.

O papel do LMS é garantir que os mecanismos de acompanhamento funcionem e que os controles de pontuação ou medalhas sejam atualizados automaticamente pelos conteúdos lúdicos nele disponibilizados. Isso torna possível que o foco esteja no desenho do conteúdo, ou seja, na sua eficácia de ensinar e engajar.

Por falar em engajamento, seguem 4 diretrizes simples que podem garantir uma maior adesão dos participantes:

  • Ciclos de feedback rápidos e contínuos: é importante que o participante receba permanentemente o feedback rápido sobre as suas ações. Essa orientação deve ser clara e simples, por ser fundamental para apoiá-lo e instrui-lo.
  • Objetivos e regras claras: tudo precisa ser simples caso contrário o participante poderá desistir rapidamente. É fundamental que os objetivos sejam apresentados de forma clara, assim como as regras para se obter pontos ou avançar para novas fases.
  • Uma narrativa atrativa: o aspecto lúdico é importante mas a narrativa do conteúdo precisa ser atrativa e relevante para o público. Se o conteúdo apresentado não for bom o suficiente os objetivos de aprendizado não serão atingidos.
  • Desafiador mas atingível: é necessário dosar o grau de dificuldade das tarefas. Se forem muito fáceis serão menosprezadas pelo participante, e se forem muito difíceis poderão desmotivá-lo.

A tendência de Gamification no treinamento é certamente uma grande oportunidade e também trará novos desafios para quem atua na área. Aos céticos fica a observação e a reflexão sobre a atual proliferação de jogos nos mais variados meios e dispositivos tecnológicos disponíveis. Basta observar o comportamento das pessoas, sobretudo os mais jovens, em relação aos seus smartphones ou tablets.

Estudos globais apontam que 65% das pessoas que possuem um smartphone e baixaram aplicativos instalaram pelo menos um jogo no seu aparelho. Somente em 2013 foram vendidos no mundo mais de 1 bilhão de aparelhos deste tipo.

Outro dado importante é o tamanho do mercado de videogames no mundo e o seu crescimento vertiginoso nos últimos anos. A expectativa é que esse mercado mundial movimente mais de 87 bilhões de dólares em 2017. Em 2012 ele movimentou cerca de 67 bilhões de dólares. O Brasil é atualmente o 4º maior mercado neste segmento.

Ao mesmo tempo é preciso lembrar que os aspectos lúdicos podem ser muito importantes mas não deverão deixar a qualidade do conteúdo de aprendizado em segundo plano.

Na próxima semana nós traremos o décimo e último artigo desta série especial. Boa leitura e até a próxima!

Equipe Clarity Solutions

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