Dicas para uma Gestão Eficaz de Projetos de e-Learning

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O e-Learning é uma prática já bastante difundida em muitas organizações, sejam ela corporativas ou acadêmicas, mas mesmo depois de tantos anos de aplicação ainda é comum encontrar iniciativas em que os resultados ainda não foram os esperados ou em que o projeto simplesmente não vingou.

Ninguém discutirá mais a importância do conteúdo e o seu impacto positivo ou negativo dentro de uma iniciativa de educação via Internet. A tecnologia também é um tema que quase sempre recebe uma grande atenção, e em alguns casos até de forma excessiva.

Em muitos casos o que acaba prejudicando o projeto e o seu potencial é uma gestão falha. Aqui no Brasil principalmente, é comum encontrar profissionais em grandes organizações que recebem a missão de gerenciar o projeto de e-Learning mas que na realidade não deixam de lado outras responsabilidades, ou seja, o e-Learning passa a ser mais uma dentre várias atribuições.

Além de não receber a atenção necessária, o projeto também pode sofrer pela falta de experiência e/ou competência de quem está com a missão de conduzi-lo. Por isso, é essencial que a organização compreenda a importância de tratar a iniciativa de e-Learning da mesma forma como outros projetos relevantes são tratados.

Por que alguns projetos de e-Learning não dão certo?

Avaliando as principais causas pelas quais projetos de e-Learning não dão certo ou simplesmente não geram os resultados esperados, podemos relacionar 6 fatores principais:

  1. Falta de alinhamento do projeto às reais necessidades da organização.
  2. Falha de comunicação com os stakeholders.
  3. Implementação ineficaz.
  4. Suporte organizacional inadequado.
  5. Suporte de pós-implementação insuficiente.
  6. Escolhas equivocadas de tecnologia e formatos de entrega.

Entretanto, quando analisamos mais profundamente estas causas dentro de um projeto (que aparentemente não tinha nada de errado), percebemos que 2 papéis possuem uma responsabilidade grande e decisiva, são eles:

  • O Designer Instrucional (DI).
  • O Gerente de Projeto (GP).

Torna-se fundamental compreender o que cada um destes papéis realiza e as diferenças entre eles. Basicamente, estamos falando de competências distintas, por isso pode ser muito arriscado atribuir ambos os papéis para um mesmo profissional.

Outro erro comum é atribuir a um tipo de profissional um papel para o qual ele não está preparado. Isso pode ser agravado se este profissional ainda acumular outras atribuições dentro da organização.

Interligando o Design Instrucional e a Gestão do Projeto

Um Designer Instrucional é alguém responsável por conduzir um ou mais projetos (ou subprojetos), com um enfoque mais educacional, dentro de uma iniciativa mais ampla.

Isso significa que além das competências tradicionais que um DI deve demonstrar (metodologia educacional), ele também deve possuir conhecimentos em gestão de projetos para obter sucesso? A resposta é sim, porém, não devemos confundir e atribuir imediatamente ao DI a responsabilidade pela gestão do projeto como um todo.

O DI deve ser responsável pelo seu projeto ou subprojeto, aquele no qual ele está diretamente envolvido e é responsável pela sua condução. É comum que existam diversos DI´s trabalhando ao mesmo tempo (paralelamente) em projetos diferentes dentro de uma iniciativa mais ampla.

Surge então a pergunta capital: é necessário alocar um gerente para conduzir o meu projeto? A resposta para esta pergunta já é um pouco mais difícil pois depende muito de cada projeto. Alguns fatores principais precisam ser analisados e ponderados:

  • Quantidade de treinamentos/cursos desenvolvidos/ofertados.
  • Quantidade de DI´s atuando simultaneamente em seus projetos/subprojetos.
  • Quantidade de áreas envolvidas/atendidas dentro da organização.
  • Quantidade de tecnologias e meios de entrega adotados para o projeto.
  • Nível de importância estratégica dada ao projeto.

Outros fatores podem ser considerados pois eles variam dependendo da natureza de cada projeto, mas é importante notar que os fatores acima podem ser mensurados.

Isso significa que para cenários com quantidades maiores de cada dimensão citada acima torna-se mais recomendado designar um gerente de projeto. Ao mesmo tempo, projetos menos abrangentes e mais simples talvez não necessitem de um gerente de projeto para alcançar êxito.

Existem algumas similaridades entre os papéis do DI e do gerente de projeto que podemos resumir:

  • Enquanto um Designer Instrucional é responsável pela Análise de Necessidades da iniciativa educacional, o Gerente de Projetos deve cuidar do Conceito do projeto.
  • O DI é responsável por avaliar os objetivos de aprendizado e endereça-los adequadamente, enquanto que o GP deve atentar às Definições e o Escopo do projeto.
  • O DI analisa e trata questões de Autoria e Formatação como parte da etapa de desenvolvimento de cada curso, enquanto que o GP considera esta parte como um “pedaço” da fase de Desenho Detalhado do projeto.

Podemos então concluir que o DI acaba por aplicar, mesmo que parcialmente, práticas de gestão de projetos que poderão ajuda-lo no seu trabalho. Já o Gerente de Projeto é alguém que irá interagir diretamente com os Patrocinadores do Projeto e que irá se preocupar em buscar os objetivos traçados, com o cumprimento de prazos e respeitando os orçamentos previamente acordados.

O fato é que nem sempre uma organização possui condições orçamentárias para dedicar um gerente de projeto à iniciativa de e-Learning, por isso torna-se tão comum encontrar DI´s tentando desempenhar as duas funções ao mesmo tempo.

Uma Visão Geral sobre os Papéis de DI e Gerente de Projeto

Veremos então o que um DI precisa saber para gerenciar projetos de e-Learning, além das competências e conhecimentos normalmente esperados para o papel de Design Instrucional.

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Competências Requeridas para Gerenciar um Projeto de e-Learning

Para compreender corretamente o que se espera de um Gerente de Projeto é importante primeiramente entender que este papel exige um foco em objetivos de curto ou médio prazo diretamente ligados ao projeto.

Estamos então tratando de ciclos distintos com a clara noção de que projetos possuem começo, meio e fim. Isso significa que quando um projeto acaba ou é finalizado, o papel de gerente de projeto deixa de existir.

Por outro lado, para gerenciar um projeto de Design Instrucional, algumas competências são requeridas:

·        Conhecimento em Design Instrucional: possuir um bom entendimento sobre princípios de Design Instrucional é um importante quesito ao desempenhar o papel de gestão de um projeto desta natureza.

·        Trabalho em Equipe: o papel do GP não é “fazer o trabalho” mas garantir que o “trabalho seja feito”. Para tanto, o GP precisa demonstrar uma grande capacidade para trabalhar em equipe.

·        Liderança: um GP precisa ser capaz de inspirar sua equipe para que os objetivos sejam alcançados – cronograma, orçamento, qualidade. Também é seu papel buscar o consenso dentro da equipe, bem como entre a equipe e stakeholders externos. Outra capacidade importante é a de resolver conflitos sobretudo quando lidando com pessoas de difícil relacionamento.

·        Outras Habilidades: é importante que um GP também busque extrair o melhor de cada membro da equipe e que também contribua para que o time evolua individualmente ou coletivamente. Isso pode envolver habilidades como ouvir as pessoas e suas dificuldades no trabalho, aplicar técnicas de coach e influenciar as pessoas para que elas busquem melhorar na sua atividade.

E quando tratamos do papel de Gerente de Projeto, qual deve ser o foco deste profissional sabendo que existem 3 objetivos principais da sua atribuição: cumprimento de prazo, orçamento e qualidade?

·        Capacidade para Gerenciar Prazos: isso significa monitorar tarefas e atividades críticas e gerenciá-las para que sejam concluídas nos prazos. Inclui a habilidade para estimar corretamente as horas para realização de um trabalho.

·        Capacidade para Gerenciar Recursos:consiste em uma administração eficiente dos recursos necessários para a realização de um projeto com qualidade, dentro dos prazos e sem estourar o orçamento. Pode envolver recursos humanos, o uso de tecnologias, softwares, terceiros, etc.

·        Capacidade de Comunicação:estima-se que 60% dos problemas em projetos jamais existiriam se existisse uma comunicação eficaz entre as partes conflitantes. Um bom GP deve saber como se comunicar com todos os envolvidos, tanto internamente como externamente.

·        Organização do time:questões sobre como o time está estruturado, como os arquivos são organizados para uma rápida e simples localização/obtenção, e como as equipes se comunicam interna e externamente impactam diretamente os 3 objetivos do GP (Prazo, Orçamento e Qualidade).

Considerações Gerais

A gestão de um projeto de e-Learning não é de fato um bicho de sete cabeças, mas é importante respeitar e dar atenção a alguns fatores que podem tornar esta atividade bem complicada ou até mesmo comprometer o seu sucesso. Portanto, o Gerente de Projeto deve considerar sempre:

·        Ter um entendimento muito claro sobre os desafios de aprendizagem da organização.

·        Identificar todos os stakeholders o mais brevemente possível.

·        “Embarcar” os patrocinadores no projeto desde o seu início.

·        Definir claramente e de forma detalhada os resultados esperados para o projeto e os respectivos critérios.

·        Obter um acordo interno sobre tais critérios (métricas e fatores de medição).

·        Identificar e garantir os recursos adequados, pessoas, tecnologias e processos para o projeto.

·        Iniciar e promover uma comunicação regular com os stakeholders.

·        Dar atenção à organização da biblioteca do projeto: criar e organizar repositórios, garantir a aplicação de atualizações e descarte de versões antigas, gerenciando cuidadosamente as versões dos cursos.

·        Identificar riscos potenciais ao projeto e tratá-los corretamente e frequentemente.

·        Conclusão do projeto: crie uma “Base de Conhecimento” do projeto com “Lições Aprendidas” que poderão ser consultadas futuramente por outros Gerentes de Projeto a título de referência.

Referências: e-Learning Project Management Tips and Considerations – Portal e-Learning Industry

Equipe Clarity Solutions

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