Como Construir um Ecossistema de Aprendizagem e Desempenho para Pequenos e Médios Negócios

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Quem está diretamente envolvido na operação de pequenos ou médios negócios provavelmente concordará com a afirmação de que quase sempre falta tempo ou recursos para solucionar todos os desafios que surgem diariamente na organização.

Um destes desafios certamente é o treinamento. Como conseguir tempo para dedicar-se à formação de outras pessoas ou implementar ações que sejam efetivas e estejam dentro das possibilidades de investimentos da organização?

Se você também considera este um desafio permanente saiba que não está sozinho. Segundo um estudo da Deloitte, de todas as organizações que buscam melhorar suas iniciativas para gerenciar e formar pessoas, somente 14% afirmam ter conseguido um progresso real.

Parte desta situação pode ser explicada pelo fato de que em muitos negócios ideias e projetos acabam “estacionando” na indecisão de seus donos. Isso se agrava ainda mais quando se trata de treinamento, que muitas vezes não é visto como algo realmente prioritário para quem gerencia diretamente um negócio.

Não treinar não é uma opção.

Mesmo que a decisão de como treinar e formar sua equipe seja intimidadora, dadas as dificuldades citadas acima, a falta de ação ou simplesmente a falha na tentativa de encontrar uma solução eficaz significa na prática um risco enorme com um possível impacto negativo bastante tangível aos negócios.

  • Frustração das pessoas que trabalham para você, em virtude de expectativas dosadas incorretamente ou não atendidas na execução do trabalho.
  • A falta de processos, documentação e orientação que provocam falhas de qualidade em produtos ou serviços, ocasionando uma carga excessiva de responsabilidade e trabalho para os mais experientes.
  • Falhas na integração e preparação de novos membros da equipe, o que acarreta um prazo maior para que se tornem produtivos.

E talvez o maior problema ainda seja o risco de perder pessoas produtivas que se sentem frustradas pelos problemas mencionados acima. Estudos apontam que o custo para contratar e preparar um novo funcionário pode variar de 20% a 213% do valor do salário em questão. Em um ambiente de negócio pequeno ou médio, em que cada centavo conta, este trata-se de um enorme desafio.

Você talvez esteja pensando como seria interessante atrair profissionais já preparados e experientes que não precisassem de treinamento e tempo para produzirem. Profissionais talentosos e experientes são atraídos por um salário adequado e também por oportunidades de crescimento e aprendizado.

Isso significa que uma organização que ofereça programas consistentes de treinamento conseguirá criar um senso de segurança no profissional, que passa a enxergar um conjunto de regras, processos e mecanismos de apoio que o ajudarão a obter sucesso no seu trabalho.

Saber não é suficiente.

Na maioria dos negócios pequenos ou médios, a função de treinar pessoas é de responsabilidade de um único departamento ou até mesmo de uma única pessoa. Isso cria naturalmente um gargalo para que todas as demandas sejam atendidas, incluindo a atualização do conhecimento das pessoas sobre produtos e processos que mudam constantemente.

Isso também cria uma lacuna significativa de conhecimento: uma pessoa ou um departamento é capaz de conhecer tudo o que é necessário para formar outras pessoas?

Este é um dos motivos pelos quais cada vez mais o RH tem sido visto como uma área estratégica, deixando de ser responsável por somente treinar pessoas e assumindo um papel de responsabilidade pela criação e manutenção de um ecossistema de aprendizagem e desempenho que funcione dentro do ambiente de trabalho.

Se você não sabe por onde começar, seguem dicas que você precisa conhecer.

Mesmo que na sua organização ninguém tenha definido ou implantado um ecossistema de aprendizado, saiba que ele já existe. Não importa se o seu processo está bem estruturado ou não, o chamado aprendizado “on-the-job” já está acontecendo. Talvez você somente ainda não o tenha detectado do seu posto de trabalho.

Sua equipe está constantemente buscando informações e respostas para dúvidas que surgem quando ela está desempenhando o seu trabalho. Essas respostas são normalmente procuradas junto a outras pessoas ou na Internet, dependendo do tipo de atividade.

Segundo uma pesquisa recente da Towards Matutiry, 70% dos participantes afirmaram que buscam respostas diretamente no Google, enquanto 88% afirmaram que buscam respostas interagindo com outros colegas do trabalho.

O fato é que tais interações casuais são muito importantes e podem ser potencializadas se organizadas e canalizadas dentro de um programa formal de treinamento. Não existe a necessidade de começar do zero, somente o cuidado de aproveitar a força do aprendizado colaborativo que já existe. Vamos então entender como agir neste sentido.

 1. Comece identificando quem são os especialistas.

Os especialistas são as pessoas que são mais procuradas quando surgem dúvidas na equipe. Normalmente são as pessoas mais experientes e que possuem mais conhecimentos que sejam úteis para a operação diária. Torna-se necessário então definir uma forma de extrair este conhecimento dos especialistas e colocá-lo à disposição de todos os outros.

Em organizações pequenas, pode ser mais fácil identificar tais pessoas, mas seguem algumas dicas que podem ajudar neste processo:

  1. Converse com os gerentes de cada departamento e pergunte quem eles acreditam que se enquadrariam como especialistas (incluindo eles mesmos).
  2. Normalmente os especialistas são aqueles que frequentemente apresentam sugestões úteis (especialmente aquelas que foram adotadas) e soluções para problemas que simplesmente surgiram ou que eles encontraram por conta própria.
  3. Não assuma que um gerente é um especialista em um determinado assunto somente pela função que ocupa. É comum que gerentes se distanciem de onde os processos e problemas ocorrem de verdade, e que assistentes ou coordenadores tenham uma visão mais clara e detalhada sobre como determinados trabalhos são feitos.
  4. Se todo o resto falhar, olhe para os que demonstram maior desempenho. Estas são as pessoas que encontraram maneiras de vencer no negócio em que você atua, e com os incentivos certos, você pode conseguir com que elas compartilhem suas experiências e práticas para outros membros da equipe.

 2. Engaje os especialistas para que eles colaborem nos treinamentos.

Nesta fase é importante você assumir que “não sabe o que não sabe”. Promova discussões sobre as lacunas de conhecimento que você identificou, os guias que você desenhou para os treinamentos, e os sistemas que serão usados para capturar e disponibilizar todas estas informações. É preciso analisar e discutir formatos (vídeos, quizzes, questionários, dentre outras opções disponíveis).

Mantenha sua mente aberta. Você aprenderá coisas que desconhecia durante as discussões com a sua equipe, problemas até então encobertos surgirão, e novas oportunidades serão identificadas.

Depois disso, trabalhem em conjunto e criem.

 3. Compartilhe o conhecimento com todos que precisarem dele, obtenha feedback da equipe e melhore continuamente.

Após você e cada especialista trabalharem juntos para formatar um material de treinamento, ponha-o em prática junto à equipe e faça testes. Por mais que se queira lançar o melhor material possível da primeira vez, tenha em mente que revisões e melhorias são inevitáveis e sempre bem-vindas.

A distribuição do treinamento não precisa ser onerosa. Lembre-se de que você tem acesso a duas das mais transformadoras tecnologias da atualidade a custos bastante baixos: a Internet e os dispositivos móveis. Esses 2 componentes podem ser o ponto de partida para que seja possível habilitar a sua equipe a acessar treinamentos quando e de onde precisarem.

 4. Encoraje os especialistas para que continuem contribuindo.

A sua primeira onda de treinamentos representa somente o início – é necessário trabalhar para sustentar a iniciativa, melhorá-la e continuá-la. As pessoas gostam de ser reconhecidas pelos seus conhecimentos e contribuições. Pense em formas de reconhecer publicamente as pessoas e facilitar o compartilhamento de informações.

O aprendizado precisa se transformar em um esforço coletivo que faça parte da cultura da organização. Para isso é importante que a equipe saiba como as suas contribuições impactaram os negócios. Ao desenvolverem esta percepção sobre significado e impacto a equipe poderá contribuir mais consistentemente. 

É importante começar!

Com tantas opções disponíveis, é fácil empacar e não tomar decisões. Como dissemos antes, o treinamento já está acontecendo mesmo que informalmente. Torna-se necessário somente dar uma estrutura para ele e formalizá-lo.

Uma vez que você reconhecer isso, a tarefa de democratizar o treinamento torna-se mais fácil e os mecanismos escolhidos para coletar, distribuir e organizar os treinamentos passam a ser escolhas naturais.

O mais importante é iniciar este movimento para que sua equipe faça uso e se beneficie de um ecossistema de aprendizado. Isso contribuirá para reter sua equipe, melhorar a sua eficiência, e construir uma cultura de aprendizado alinhada aos processos da organização.

 

Referências: Four Tips: Building Learning and Performance Ecosystems for Small-to-medium Businesses – Learning Solutions Magazine

Equipe Clarity Solutions

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