9 Questões para Selecionar a Melhor Solução LMS para a sua Organização

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LMS

Somente em 2013 foram investidos em todo o mundo aproximadamente US$ 2 bilhões somente em plataformas do tipo LMS de acordo com estudos da consultoria Bersin & Associates. Se a sua organização tem o desafio de escolher uma solução LMS esse artigo pode ajudar a direcionar essa busca e otimizar esforços.

Com tantas opções de plataformas LMS no mercado torna-se fundamental ter conhecimento sobre o que é mais importante para suportar o seu projeto. Abaixo relacionamos 9 tópicos principais que podem direcionar essa análise.

  1. Que tipo de conteúdo será disponibilizado para fins de aprendizado por meio do LMS?

Cursos em Flash, HTML5, arquivos em PDF para leitura, PowerPoint, planilhas, conteúdos em vídeo, simulações e business games, avaliações de conhecimento, etc.? Talvez a sua primeira resposta para a pergunta acima seja “quero disponibilizar todos esses tipos de conteúdos!”. Mesmo que você não comece o seu projeto com todos esses tipos de objetos é provável que mais cedo ou mais tarde surja a necessidade de diversificar a adoção destes tipos. Por isso, é fundamental refletir sobre este tópico e ter certeza de que o LMS que você busca está preparado para suportar os formatos mais importantes para a sua iniciativa, tanto no início como durante a evolução do projeto. 

  1. O seu LMS deverá tratar também do aprendizado tradicional?

Essa é uma importante pergunta. Atualmente a maioria das organizações que buscam um LMS também espera que a plataforma viabilize a gestão do aprendizado tradicional, ou seja, o que acontece em sala de aula. Isso significa para muitos uma tentativa de aposentar as planilhas Excel utilizadas para essa finalidade. Se essa expectativa existir, tenha em mente que o seu projeto será mais complexo e de que torna-se essencial aprofundar a análise do LMS para entender as suas funcionalidades para a gestão do presencial.

  1. Quais são as funcionalidades essenciais para o seu projeto?

Aqui vale a pena uma dica: seja realista e aja com moderação! Reflita o tempo que for necessário para criar uma lista de funcionalidades essenciais que realmente seja relevante e viável dentro do seu projeto. Não exagere nesta lista. Mantenha o foco no que é mais importante. Você precisa que o LMS seja compatível com dispositivos móveis (Exemplo: tablets, iPad, etc.), que suporte o aprendizado colaborativo, ofereça recursos nativos de gamification, esteja preparado para suportar vídeos? Esses são alguns exemplos de funcionalidades que podem surgir na sua lista. Tendo em mãos uma lista bem estruturada será possível aumentar bastante as chances de fazer a melhor escolha e de não se deixar levar por funcionalidades que podem parecer úteis mas que na prática nem serão utilizadas.

  1. Qual o nível de conhecimento técnico das pessoas que irão administrar ou operar o seu LMS?

Essa questão é importantíssima pois em muitos casos o casamento entre equipe de projeto e plataforma LMS simplesmente não dá certo. Se a equipe que irá administrar o LMS for composta por pessoas com maior experiência em treinamento busque uma solução simples e intuitiva. Somente adote uma solução mais complexa em termos técnicos se você contar com uma equipe de TI para tratar das questões do dia-a-dia. É fundamental explorar durante o processo de seleção o quão simples uma plataforma é em termos de operação e utilização, ou seja, avalie como será o trabalho dos administradores do LMS. Isso ajudará a escolher uma plataforma que seja adequada para a sua equipe e não o contrário.

  1. Que tipos de relatórios você precisa?

Defina os tipos de relatórios que você precisa. Tenha cuidado somente para não buscar relatórios muito sofisticados pois a maioria das plataformas LMS oferece pacotes básicos e isso pode lhe dar a ideia de que nenhuma delas será capaz de lhe atender. Pense sempre em termos das informações que precisa. Avalie se a plataforma LMS oferece funcionalidades para que a sua própria equipe (técnica ou não) crie novas visões e relatórios com facilidade e se os dados podem ser exportados por exemplo para o Excel. Isso evitará que você tenha que investir mais dinheiro e depender do fornecedor sempre que precisar de um relatório novo.

  1. Qual é o público do seu projeto?

Colaboradores, clientes, parceiros? Pense em como essas pessoas acessarão os cursos. Esse acesso será gratuito ou pago? Como será o cadastro dessas pessoas no LMS: elas mesmas se cadastrarão? Entender bem as condições do público que fará uso do LMS é fundamental para buscar um LMS que seja adequado, inclusive em termos de facilidades de uso. Se há interesse em vender cursos será necessário que o LMS ofereça funcionalidades de e-commerce. Se você não possui uma base de dados para cadastro das pessoas então entenda como o LMS trataria um auto cadastro. Tenha em mente que quanto maior o seu público-alvo mais importante torna-se esse tópico.

  1. Qual o seu orçamento para o LMS?

Certamente você não quer investir o seu tempo estudando plataformas que não poderá contratar por limitações de orçamento. Para essa análise não leve em conta somente o que será pago para implementar e utilizar o LMS. Lembre-se da sua equipe e da produtividade que ela terá com o LMS. Uma plataforma complicada para quem administra significa menos produtividade e pode exigir uma equipe maior, o que na prática envolve maiores custos. Pense também nas opções de ter o LMS hospedado pelo fornecedor ou nos servidores da sua organização. Quase sempre será mais vantajoso financeiramente optar pela primeira opção. É importante não estourar o seu orçamento com o LMS pois você ainda terá que investir para produzir e implementar os cursos.

  1. Qual o seu prazo de implementação?

Pense em todo o processo. Você terá que investir tempo para listar os seus requerimentos (o que pode levar algumas semanas ou meses), para conhecer os fornecedores e suas soluções (mais algumas semanas), avaliar e ajustar propostas, negociar, escolher o LMS e formalizar a sua contratação. Além disso, depois você terá o tempo de implementação da plataforma. Normalmente esses prazos levam mais tempo na prática do que gostaríamos. Pode ser muito importante nesse período ter acesso a uma versão de testes (trial) para conhecer a fundo cada LMS. Muitos fornecedores oferecem essa opção e não a desperdice! Lembre-se de que não há nada que lhe dirá melhor sobre um sistema do que acessá-lo e experimentá-lo com as suas próprias mãos. Faça o test-drive!

  1. Quem hospedará o LMS: o fornecedor ou sua organização?

Se você optar por uma solução gratuita ou pela aquisição do software LMS terá que providenciar a infraestrutura para a sua instalação, hospedagem, manutenção, back-up, etc. Por isso a grande maioria das organizações tem optado pela alternativa de manter o LMS hospedado pelo fornecedor, contratando não só o software mas a solução completa. Atualmente isso significa economia e simplicidade. É provável que a área de TI da sua organização já possua uma quantidade razoável de sistemas e aplicativos para cuidar e por isso existe uma preferência atualmente por manter soluções como o LMS sob responsabilidade do fornecedor. Entenda as condições técnicas desta hospedagem externa, questões contratuais e confidencialidade dos dados para se certificar de que estejam alinhadas às políticas de TI da sua organização. Mesmo que a opção de hospedagem externa seja uma diretriz do seu projeto tente contar com o apoio da área de TI desde o início do projeto. Essa ajuda pode ser muito útil em todas as fases do processo de seleção de plataforma.

Recomendamos como leitura complementar sobre este assunto outro artigo publicado previamente neste blog: Como Escolher um LMS.

Fonte: “9 Questions to Help You Select the Best Learning Management System” – Portal elearningindustry.com

Equipe Clarity Solutions

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