Como Escolher um LMS

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Como escolher um LMS

O LMS (Learning Management System) ou simplesmente AVA (Ambiente Virtual de Aprendizagem) é um sistema que permite promover e gerenciar as atividades de aprendizado e desenvolvimento dentro de uma organização. No artigo de hoje vamos apresentar de forma bem objetiva uma estratégia simples sobre como selecionar e escolher um LMS para a sua organização.

Escolher um LMS não é uma tarefa fácil sobretudo pela elevada quantidade de fornecedores, distintas opções e características de oferta, variedade de funcionalidades, pelo ritmo de inovação e pela diversidade de preços.

A estratégia que apresentaremos aqui se baseia em 5 dimensões ou etapas que podem otimizar bastante o seu investimento de tempo e aumentar as chances de acertar na escolha. Isso é fundamental pois a implementação de um LMS é como um casamento: se não der certo vai gerar muita dor de cabeça e custar dinheiro também.

Vamos então às 5 dimensões ou etapas de análise:

  1. Identificar as suas necessidades
  2. Definir os requerimentos
  3. Selecionar produtos habilitados
  4. Avaliar os produtos selecionados
  5. Escolher o seu LMS.

#1 Identificar as suas Necessidades

Você sabe o que é importante para a sua organização? Se não souber provavelmente concluirá de início que qualquer LMS poderá funcionar, mas na prática as coisas não funcionam bem assim.

A melhor maneira de começar é fazer uma boa lição de casa nesta etapa. Converse com a sua liderança e demais áreas envolvidas no projeto para identificar o que eles esperam do LMS e as suas necessidades de treinamento e gestão. O que se espera de benefícios com o LMS? Se o projeto em questão for para a substituição de um LMS que já existe na organização procure mapear o que eles pensam que deveria melhorar ou funcionar de forma diferente em uma nova solução.

Vejamos abaixo 3 exemplos de tópicos que podem ser mapeados nesta dimensão de análise:

  • Necessidade de atender públicos em outros países, seja de imediato ou em uma fase próxima do projeto.
  • Necessidade de atender usuários equipados com tablets, por exemplo, equipes de vendas ou de suporte em campo.
  • Políticas específicas de segurança da informação coordenadas pela área de TI que podem impactar na escolha do modelo de uso do LMS.

A qualidade das informações mapeadas nesta fase permitirá estabelecer os requerimentos que efetivamente vão direcionar o processo de seleção tornando-o aderente aos objetivos da organização quanto à adoção do LMS.

#2 Definir os Requerimentos

Nessa fase a lição de casa é estabelecer uma lista de requerimentos que serão a base para o critério de avaliação dos possíveis fornecedores. Quanto mais completa e clara for a sua lista de requerimentos mais fácil serão as etapas seguintes desse processo. O foco desse trabalho deve estar no que os alunos e os usuários com papel administrativo devem conseguir fazer no LMS. Lembre-se de que cada requerimento deve expressar uma necessidade e não uma solução.

Para que você tenha uma ideia da quantidade ideal de requerimentos, se você estabelecer uma lista com um volume entre 30 e 50 itens requeridos você provavelmente estará no caminho certo. Pode ser interessante tentar classificar os requerimentos em 3 categorias básicas: funcional, técnica e financeira.

Os requerimentos funcionais apontam como um sistema funciona ou se comporta sob a ótica da gestão do aprendizado. Os técnicos descrevem como o LMS pode se enquadrar nas regras de TI da sua organização. Os itens financeiros ajudarão a avaliar o quanto uma solução LMS está dentro ou fora dos seus limites de orçamento.

Vejamos abaixo 3 exemplos de tópicos que podem ser definidos nesta fase:

  • Requerimento Funcional: os líderes devem ter a permissão no LMS para matricular os membros da sua equipe em atividades de aprendizado.
  • Requerimento Técnico: o LMS deve funcionar em computadores (PC´s) e em dispositivos móveis (tablets e smartphones).
  • Requerimento Financeiro: a cobrança pelo uso do LMS deverá ser fixa para um determinado volume pré-estipulado de usuários.

 #3 Selecionar Produtos Habilitados

Como existem centenas de plataformas LMS no mercado é fundamental estreitar o seu leque de opções. A melhor maneira é avaliar a sua lista de requerimentos e selecionar de 10 a 12 itens que são fundamentais e tem um peso maior para o seu projeto.

A missão passa a ser uma consulta aos sites dos fornecedores que você conhece para uma primeira análise de funcionalidades e características. Esse primeiro “filtro” lhe permitirá identificar, por conta própria, quais fornecedores demonstram, mesmo que sem um contato direto, atender os requerimentos fundamentais.

Isso lhe dará a sua lista de produtos habilitados. Tente trabalhar (se possível) com uma lista de 5 a 10 fornecedores habilitados ao final desta etapa, e que portanto serão convocados para a próxima fase. Lembre-se que quanto mais fornecedores você habilitar nesta etapa mais tempo terá que investir para conversar, receber e interagir com cada um deles.

#4 Avaliar os Produtos Selecionados

Tudo indo bem até aqui, certo? Você já conseguiu encontrar uma lista de potenciais fornecedores que aparentemente se enquadram nos principais requerimentos que você mapeou para o projeto. Chegou o momento de avaliar os produtos.

Essa etapa de avaliação pode ser menos ou mais minuciosa. Existem empresas que optam por um processo de avaliação mais objetivo e rápido. Outras se dispõem a seguir um processo mais detalhado, rigoroso e longo. Vejamos algumas ações que normalmente fazem parte de um processo de avaliação:

  • RFI (Request for Information): trata-se de uma lista dos seus requerimentos. Mande-a em formato de perguntas para os seus candidatos a fornecedor e peça para que eles forneçam informações sobre como o seu produto pode atender cada requisito. Evite perguntas cujas respostas seja “sim” ou “não”. O ideal é aplicar perguntas que façam com que o fornecedor dê uma descrição sobre como o item seria atendido por ele. Com as respostas em mãos você conseguirá gerar uma pontuação para cada fornecedor, podendo inclusive ponderar pesos maiores para itens classificados como fundamentais na etapa anterior.
  • Peça uma Demonstração: após receber as respostas da RFI que você preparou, você poderá descartar alguns candidatos. Para aqueles que continuarem na sua lista solicite uma demonstração do produto com o foco nas funcionalidades que você relacionou no documento de RFI. Isso ajudará a confirmar que as informações que cada fornecedor deu ao responder a RFI são verdadeiras.
  • Solicite um ambiente de testes: para as empresas que sobreviverem à demonstração, você poderá pedir (caso tenha tempo disponível) um acesso a um ambiente de testes ou de demonstração para explorar o LMS na visão do aluno e do administrador. Isso pode dar uma visão apurada e prática do quando uma solução pode ser intuitiva ou complicada.
  • Peça Referências de Clientes: peça para os candidatos algumas referências de clientes que eles já atendem e que possuam projetos parecidos com o seu em termos de volume de usuários, tipo de aplicação e público-alvo. Tente conversar diretamente com esses clientes sobre o nível de satisfação deles com o produto, o tempo de resposta do suporte técnico, o quanto o produto evoluiu através do tempo, o comportamento de custos, dentre outras questões que sejam mais relevantes para o seu cenário de uso.
  • Avalie a saúde financeira do fornecedor: tente obter essas informações no web site de cada fornecedor ou peça diretamente. É importante entender características gerais da empresa (se é familiar, pertence a investidores, quanto tempo de mercado, etc.), qual o nível de faturamento dos últimos 3 anos, quantos colaboradores possuem, quantos especificamente nas áreas de suporte técnico e desenvolvimento, quantidade de clientes, etc. Essas informações podem lhe dar uma boa ideia da capacidade atual do fornecedor e das perspectivas deste continuar a investir para manter o seu produto em alto nível. Lembre-se que quando se trata de tecnologia, o que funciona bem hoje amanhã pode estar obsoleto.

 #5 Escolher o seu LMS

Depois de uma longa jornada chegou a hora de decidir! Se você cumpriu bem as etapas anteriores é provável que tenha boas opções nas mãos. Quem permaneceu na sua lista final até este ponto pode atender bem o seu projeto em termos técnicos. É hora de tratar mais detalhadamente de preços.

Peça uma proposta comercial para cada um dos finalistas considerando o atendimento do projeto com as características que você já apresentou para eles. O ideal é ter 2 ou 3 empresas finalistas. Chegou a hora de negociar com cada uma delas.

Sua organização não precisa optar pela empresa que tiver o menor preço desde que haja uma justificativa técnica. Lembre-se que se você realizou corretamente todas as etapas anteriores, certamente já foi investido um razoável tempo seu e de outras pessoas que em algum momento participaram desse processo. Será que vale a pena optar pelo solução mais econômica nesse último momento mesmo que a diferença de valores seja pequena?

Como um antigo apresentador dizia em um antigo programa de televisão: “o final, você decide!”

Equipe Clarity Solutions

Fontes:

“Five Steps to Evaluate and Select an LMS: Proven Practices” – Learning Solutions Magazine – by Steve Foreman

“Choosing a Learning Management System” – White Paper – ADL

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